Por: Ricardo Dortas Schönhofen
O que é conciliação de cartão de crédito?
Conciliação de cartão de crédito é o conjunto de processos que verifica a consistência entre os seus relatórios de vendas e as informações fornecidas pelo seu credenciador de cartões de crédito. A conciliação compara as transações que constam nesses relatórios. A conciliação é necessária para assegurar que as informações estão corretas e precisas. Ou seja, assegurar que os relatórios da empresa batem com os relatórios das credenciadoras. As diferenças encontradas são analisadas e a partir disso, ações corretivas podem ser tomadas.
Como fazer conciliação de cartão de crédito?
O processo de conciliação começa com a recepção das informações provenientes das credenciadoras. Existem diferentes formas e formatos pelos quais essas informações são disponibilizadas. Algumas credenciadoras disponibilizam relatórios em formato XLS (Microsoft Excel) através de seus portais. Outras disponibilizam arquivos em formatos CSV ou TXT através de empresas de tráfego de dados (chamadas de Vans). Outras ainda fornecem os dados através de APIs de consulta. Independente da forma e do formato, é preciso capturar essas informações e prepará-las para processamento.
Na sequência, é preciso ler as informações provenientes do sistema interno de vendas ou de gestão. Uma vez feito isso, as informações da credenciadora e as do sistema interno da loja poderão ser conciliadas. Essa conciliação irá determinar quais transações informadas pelas credenciadoras constam ou não no sistema de vendas e vice versa. Com base nisso, teremos algumas informações:
- Transações conciliadas: são aquelas que constam igualmente em ambos os lados
- Transações com divergência: são as transações que constam em ambos os lados porém com alguma discrepância. Por exemplo, as datas de venda não são as mesmas, no sistema de vendas consta cartão de crédito parcelado e a credenciadora informa como cartão de débito, etc
- Transações não encontradas na credenciadora: são as transações que constam do sistema interno de vendas ou de gestão, mas que não foram encontradas na credenciadora
- Transações não encontradas no sistema interno: são as transações que constam na credenciadora, mas que não estão registradas no sistema interno de vendas ou de gestão
Como funciona o software de conciliação de cartão de crédito?
Softwares ou plataformas de conciliação automatizam todo o processo de conciliação. Primeiro, capturam as informações das credenciadoras de cartão diretamente com elas. Com isso, a empresa não precisa se preocupar com o formato dos arquivos nem como a forma de captura-los. Segundo, capturam as informações do sistema interno de vendas ou gestão. Essa captura pode ser feita diretamente pela plataforma de conciliação ou por alguém que sobe os arquivos. Terceiro, a plataforma normaliza todas as informações, colocando-as numa mesma base de dados. Quarto, a plataforma processa os dados, através de uma série de checagens e validações. Por último, a plataforma gera os relatórios com os resultados. Os resultados apontam as divergências e eventuais problemas. A partir da análise dessas divergências, a empresa poderá tomar as ações necessárias de correção.
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